Unser Weg zur intelligenten Kommunikation im Projektmanagement

Dank Web 2.0 und Globalisierung ist auch die betriebliche Kommunikation nicht länger an Ort und Zeit gebunden. Was auf den ersten Blick enorme Vorteile – vor allem im Bereich des internationalen Projektmanagements – offenbart, stellt bei genauerer Betrachtung die Projektverantwortlichen vor neue Herausforderungen und Schwierigkeiten. Aufgrund von Zeitverschiebung oder Terminengpässen nehmen in den seltensten Fällen alle Projektpartner an einem (E-)Meeting teil.

Da für das Gelingen eines IT-Projektes ein fortwährender Informationsaustausch aller Beteiligten jedoch entscheidend ist, greift man auf asynchrone Kommunikation, das sogenannte Reporting, zurück.

Reporting 1.0: viel Volumen – wenig Essenz

Als gegenwärtig gebräuchlichste Form des Reportings werden u.a. Emails, PowerPoint Präsentationen oder Telefonkonferenzen genutzt. Nachteil dieser Kommunikationsformen ist, dass diese jeweils nur ein einzelnes System – das visuelle oder auditive – ansprechen. „Um Informationen bestmöglich verarbeiten zu können, ist es wichtig nicht nur unser Sehorgan, sondern auch unser Gehör gleichermaßen anzusprechen“, weiß Christian Reineke, CEO der RISC, „denn nach wissenschaftlichen Erkenntnissen kann die Behaltensquote nach der Informationsaufnahme um 20% gesteigert werden, wenn das visuelle und auditive System gleichzeitig angesprochen werden.

 

Darüber hinaus können wir aus Erfahrung bestätigen, dass ein ausschließlich schriftlicher Bericht in der Regel keine einmalige Angelegenheit bleibt, sondern Rückfragen entstehen, die die zeitliche Komponente des Informationsaustausches um ein Vielfaches erhöht. Versucht man auf der anderen Seite Informationslücken durch das Schreiben ausführlicher Texte zu umgehen, steigt das Risiko essentielle Kerninformationen im Textvolumen zu begraben.“

Reporting 2.0: Innovation durch Kombination

Um jene Schwierigkeiten zu lösen, haben wir uns auf die Erstellung und Verwendung von Videos zur Vermittlung essentieller Informationen zum Projektstand spezialisiert. Auf diese Weise generieren wir Synergieeffekte, die sich aus dem Zusammenspiel der audiovisuellen Informationsaufnahme ergeben.

Auch nähern wir uns damit in gewisser Weise dem idealtypischen face-to-face-Reporting so weit wie möglich an und schaffen darüber hinaus eine neue Form des Mehrwerts, der sich aus der Asynchronität ergibt: Statusberichte können – anders als bei synchroner Kommunikation – vom Empfänger jederzeit an jedem Ort konsumiert werden.
Durch Annäherung an die synchrone Kommunikation durch Ausnutzung des auditiven und visuellen Systems wird der Aufwand zur Informationsaufnahme und Verarbeitung stark reduziert und der Nutzen beider Kommunikationspartner um ein Vielfaches erhöht.